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¿Cómo elegir una sala de reuniones perfecta?

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Tal vez su negocio familiar es pequeño para albergar a una docena de socios o tal vez su oficina está en proceso de renovación, independientemente de la razón no hay mejor ventaja que organizar las reuniones en una sala de conferencias para hablar sobre los negocios, eventos, talleres o simplemente discutir las ideas de los próximos proyectos.

Son muchas las razones positivas para alquilar una sala de conferencias, no tiene que ser un salón costoso. En mi experiencia, incluso el salón de alguna institución educativa funciona muy bien y suele ser es bastante económico arrendarlo y mucho más confortable.

Recuerdo que una vez había alquilado una pequeña sala para nueve personas en una escuela de música y justo en la sala de al lado estaba el salón para alumnos de arpa. Causalmente siempre estaban ensayando música del romanticismo a la hora que nos reuníamos así que era muy agradable tener el fondo con la música que salía del arpa.

Un espacio privado es importante, por ello una gran opción para tus reuniones es una sala de conferencias, esta aumentará el profesionalismo de tu proyecto, sobre todo si buscas apoyo financiero. Pero ¿cómo puedo elegirlo?

ESPACIOSO
En primer lugar, una sala de reuniones debe ofrecer un espacio bien diseñado, organizado y atractivo. Debe ser cómodo, las entradas y salidas en buen punto. Pero cuidado, también dependerá de la cantidad de personas. No es bonita idea alquilar una sala para cien personas si asistirán treinta. Si la sala está bien organizada y cómoda, le dará a sus invitados la sensación de que el anfitrión es organizado y con buenos gustos.  

ALTA TECNOLOGÍA
Es importante que a la hora de elegir una sala su decisión siempre sea por la que cuente con wifi, conexiones eléctricas suficientes, un video beam o al menos una plataforma para colocarlo, pantalla para proyección, un sistema de sonido aceptable y, si lo amerita, conexiones de micrófonos. No se trata de que todos los equipos sean de tecnología reciente pero como exigencia básica que dentro de la sala se puedan usar sin problemas equipos necesarios.

 

CONFORTABLE
Alquilar una sala de reuniones y conferencias para un evento especial es una excelente manera de llevar a cabo reuniones de negocios e incluso festejar con un pequen agasajo antes o después de la presentación.

Insisto en la idea de la comodidad y de tener un buen espacio porque el viejo dicho de “la gente recordará menos lo que digas y más como los hagas sentir” en este caso se pone de manifiesto, asi que presta mucha atención a lo confortable del tu espacio. Con esto me refiero igualmente al clima o la buena ventilación. No quieres estar sudando a cantaros mientras hablan o tus invitados escuchan al conferencista.

O al contrario si es invierno procura mantener una temperatura agradable adentro. Una cosa importante que hay que tomar en cuenta es que se debe saber de antemano los invitados aproximados que van a insistir para calcular el espacio en relación a tus asistente. Si el espacio es agradable y tu presentación buena, asegurarás un aliado en tu proyecto. Por cierto, en este link puedes ver algunos tips para una presentación de manera exitosa.

BUEN DISEÑO

sabía que quienes asistirían en su mayoría serian madres, así que tenía que convencerlas que el salón de clase, ya que será el segundo hogar del chico, se parecía al primer hogar.

Una de las razones por la cual decidirse por una sala de conferencias y reuniones es optar por un diseño elegante y profesional. Obviamente dependerá de  los invitados, si son inversores o clientes potenciales del sector creativo confiaran más en usted si la sala es similar al ambiente de trabajo  que ya están habituados, colores y esquinas redondas será acertado.

Pero si su público es del sector finanzas lo mejor es un espacio clásico con una mesa de madera de roble o maderas obscuras, lo refinado en este caso cuenta mucho.

Hace un tiempo tuve que hacer una presentación en una escuela primaria para mostrarle a los padres de los posibles alumnos la ventaja de pertenecer a esta escuela. Nada más obvio que hacer la presentación en uno de los salones de la propia escuela.

El director quería hacerlo en su propia oficina pero realmente era muy aburrida y poco espaciosa así que le sugerí hacerlo en uno de los salones de manualidades. Hice que limpiaran el salón y lo perfumaran además de ordenar las sillas lo mejor posible. Esto porque sabía que quienes asistirían en su mayoría serian madres, así que tenía que convencerlas que el salón de clase, ya que será el segundo hogar del chico, se parecía al primer hogar.

DE FÁCIL ACCESO

Uno  de lo más importante y a menudo olvidado es la accesibilidad a la sala. No  todos poseen un coche, o una moto o una bicicleta. Algunos usan el transporte público y si alquilas un espacio a las afueras de la  ciudad le darás gastos extras a quienes quieran asistir y  eso es una desventaja para ti como organizador y para tus asistentes.

En cierta ocasión organicé una conferencia local sobre el uso de energías renovables. Había inscrito aproximadamente 500 personas, 100 habían reservado  con abono y 300 aproximadamente habían adquirido la entrada en preventa.

 Por un error en la organización que yo había cometido tuve que trasladar el sitio del evento a otro y como mi presupuesto era reducido opté por una sala de muy mal acceso si no tenias coche. El resultado  fue financieramente catastrófico. De las 500 personas que  estaba esperando sólo asistieron 170 con entradas en preventa y 100 quienes compraron el ticket en el sitio. Al final tuvimos perdidas porque no invertimos a tiempo en un sitio más costoso pero de muy fácil acceso.

No tengas dudas, pues, de invertir en una buena sala de conferencia para tus reuniones o tus eventos. Una muy buena manera de darle más énfasis a tus proyectos.

Nos vemos en el próximo, post!

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amilcar merentes/ amilcar@thinkingrow.com

amilcar merentes/ amilcar@thinkingrow.com

Journalist, creative projects advisor. Risky, proactive, and hopelessly enterprising.

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